Hari/Tanggal: Rabu, 29 Juli 2026
Waktu: 10.00 WITA selesai
Tempat: Ruangan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UMU Buton
Penyelenggara: Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Muslim Buton
Peserta: Pimpinan LPM, Unit Penjaminan Mutu (UPM), dan Gugus Penjaminan Mutu (GPM) lingkup UMU Buton
Bertempat di Ruang Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Muslim Buton, telah diselenggarakan Rapat Koordinasi Persiapan Penyusunan Laporan Audit Mutu Internal (AMI) dan Monitoring Evaluasi (Monev) lingkup UMU Buton.
Rapat ini merupakan tindak lanjut atas kebutuhan penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat fakultas sekaligus program studi persiapan pelaksanaan audit dan monev periode berjalan.
A. Latar Belakang dan Tujuan
Menyusun strategi pelaksanaan audit, baik pada aspek akademik maupun non-akademik, di lingkungan UMU Buton.
Menyamakan persepsi antar-unsur penjaminan mutu (LPM, UPM, dan GPM) mengenai pendekatan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) dalam pelaksanaan SPMI.
Menyusun rencana tindak lanjut (RTL) dan rencana tindak monitoring (RTM) atas hasil Monev sebelumnya.
B. Pokok-Pokok Pembahasan
1. Kelembagaan dan Pembagian Peran Penjaminan Mutu
LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) merupakan dasar terbentuk dan berdirinya sistem penjaminan mutu di tingkat universitas, yang bertugas menyusun 4 (empat) dokumen dasar SPMI, yaitu Dokumen Kebijakan, Dokumen Manual, Dokumen Standar, dan Dokumen Formulir.
UPM (Unit Penjaminan Mutu) di tingkat fakultas/program studi bertugas memahami SPMI dan berperan sebagai asesor dalam pelaksanaan audit mutu internal.
GPM (Gugus Penjaminan Mutu) bertugas melaksanakan Monev terhadap kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk mengisi Formulir F03 sebagai alat monitoring bulanan yang sudah di siapkan oleh Ketua LPM.
2. Tahapan Siklus SPMI Terintegrasi dengan PPEPP
SPMI diibaratkan sebagai “bangunan”, sedangkan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) adalah “mesin” yang menggerakkannya. Empat unsur dokumen (kebijakan, manual, standar, dan formulir) menjadi penghubung antara SPMI dan siklus PPEPP tersebut. Tahapan siklus SPMI yang telah diintegrasikan dengan PPEPP disepakati sebagai berikut:
a. Penetapan menghasilkan Dokumen Kebijakan.
b. Pelaksanaan menghasilkan Dokumen Standar.
c. Evaluasi dilakukan secara berkala terhadap pelaksanaan SPMI.
Setelah tahap evaluasi, siklus dilanjutkan pada tahap Pengendalian dan Peningkatan sebagai satu kesatuan pendekatan PPEPP, sebagai berikut:
a. Pengendalian dilakukan berdasarkan hasil evaluasi, berupa tindakan korektif apabila ditemukan ketidaksesuaian antara pelaksanaan dan standar yang ditetapkan.
b. Peningkatan dilakukan setelah tahap pengendalian, berupa penetapan standar mutu baru yang lebih tinggi (continuous quality improvement) sebagai kelanjutan siklus SPMI berikutnya.
c. Tujuan dan Mekanisme Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Monev bertujuan menghasilkan satu kesimpulan informasi mengenai apakah sistem dan SOP yang berlaku telah dijalankan atau belum.
Laporan hasil Monev harus menjadi basis data (evidence-based) yang menghasilkan keputusan dan kebijakan strategis bagi pimpinan.
Dari 9 (sembilan) kriteria SPMI, perlu dipetakan jumlah dan kesesuaian SOP pada masing-masing kriteria sebagai bahan audit.
Setiap unsur (LPM, UPM, dan GPM) diminta menyusun laporan pada bidang tugas masing-masing sebagai bahan penyusunan laporan Monev secara menyeluruh.
3. Penegasan Prinsip Keaslian Data
Seluruh dokumen dan data yang digunakan dalam penyusunan laporan AMI dan Monev, termasuk yang memanfaatkan bantuan kecerdasan buatan (AI), wajib merupakan data asli (original) dan dapat dipertanggungjawabkan.
C. Rencana Tindak Lanjut (RTL) dan Rencana Tindak Monitoring (RTM)
Menentukan jadwal dimulainya pelaksanaan RTL dan RTM dengan pendekatan siklus PPEPP.
Menyusun dan melengkapi SOP untuk setiap kriteria yang belum memiliki SOP.
Masing-masing unit (LPM, UPM, dan GPM) menyusun laporan sesuai bidang tugasnya sebagai bahan Monev berikutnya.
Melakukan evaluasi berkala terhadap pelaksanaan SPMI sebagai bagian dari fungsi pengendalian dan peningkatan mutu berkelanjutan.
Demikian rilis hasil rapat koordinasi ini disusun sebagai dokumentasi dan acuan bagi seluruh unsur penjaminan mutu dalam penyusunan Laporan Audit Mutu Internal (AMI) dan Monitoring Evaluasi (Monev) lingkup Universitas Muslim Buton.
Baubau, 29 Juli 2026 Lembaga Penjaminan Mutu
